'Wat vindt u eigenlijk?' - het belang van een goede voorzitter in één plaatje

Moet je binnenkort een teamvergadering voorzitten? En vind je het moeilijk om je rol te bepalen?

Kijk dan eens even naar het volgende plaatje:

Dit plaatje is een analytisch wonder, want het bevat in één oogopslag bijna alles wat je moet weten als voorzitter van een vergadering. Hieronder leggen we het uit.

Wat staat hier?

Dit plaatje komt uit een onderzoekspaper getiteld ‘Channels of Communication in Small Groups’ en is al bijna 65 jaar oud: het is in 1951 gepubliceerd in de American Sociological Review en is geschreven door Robert Báles, Fred Strodtbeck, Theodore Mills en Mary Roseborough.

Maar ondanks dat dit paper al bijna de pensioensleeftijd heeft bereikt, is het nog steeds relevant. Want wat hebben de auteurs erin onderzocht?

De auteurs hebben slim gekeken naar groepsinteractie: ze hebben in een flink aantal groepen geturfd hoeveel bijdragen een individu doet aan een groepsgesprek. Een bijdrage is bijvoorbeeld ‘de gehele groep aanspreken’ of ‘één individu specifiek aanspreken, los van de groep’, maar ook ‘vragen om informatie’ of ‘instemming geven op een voorstel’.

Door zo gedetailleerd groepsgesprekken te turven, ontdekten de auteurs een interessante regelmatigheid. Die regelmatigheid hebben ze geprobeerd te vangen in een wiskundige formule, en het plaatje in de inleiding is dan weer het resultaat van die formule.

Op de horizontale as is de ‘rang’ van de spreker uitgezet. De spreker met rang 1 is de spreker de meeste bijdragen doet, die met rang 2 is de spreker met de op één-na-meeste bijdragen, enzovoorts. Op de verticale as zie je het percentage in bijdragen dat die spreker gedaan heeft.

Wat betekent dit voor jou?

Kijk er nog eens naar, en dan met name naar wat er gebeurt met de verhouding tussen rang en percentage bijdrages als je meer sprekers aan een gesprek toevoegt. Dit effect ontdek je door te kijken naar het ‘buikje’ in de grafiek: hoe meer sprekers, hoe meer de buik naar beneden hangt.

Dit geeft drie dingen aan:

  • in elke groep ontstaat er als vanzelf een pikorde, met één iemand die het meeste bijdraagt, een nummer twee, et cetera
  • hoe groter de groep, hoe groter het verschil ‘in zendtijd’ tussen degene die het meeste bijdraagt en degene die het minste bijdraagt
  • bij groepen met zeven, acht of meer personen geldt al snel: heel veel mensen in die vergadering dragen vrijwel niks bij, en één persoon neemt in zijn eentje vrijwel alsnog de helft van alle bijdragen voor zijn rekening

Het is natuurlijk maar de grafiek van een formule, maar die grafiek vertelt je dat het verschil in zendtijd binnen no-time uit de klauwen loopt. Voor je het weet zit je op een vergadering waarop maar één iemand spreekt en de rest een beetje voor zich uit staart.

En dit laatste vertelt je ook direct wat je rol is als voorzitter: jij bent de luchtverkeersleider die dit natuurlijke proces van pikorde moet doorbreken. Jij moet ervoor zorgen dat mensen die weinig aan het woord komen, iets meer gehoord worden, en mensen die al veel gehoord worden, ietsjes afgeremd worden. Zo zorg je ervoor dat de discussie meer voldoet aan het ideaalmodel, waarbij iedereens bijdrage even belangrijk is.

Concreet kun je daarbij de volgende technieken gebruiken:

  • Houd de groep klein. Vraag je af of elk lid wel iets nuttigs heeft bij te dragen aan deze vergadering. Als iemand niet nodig is voor het gesprek, laat ze dan weggaan: dan verspillen zij hun tijd niet en heb jij automatisch een kleinere, en dus vanzelf eerlijkere, groep.
  • Turf wie wanneer een bijdrage doet en spreek mensen aan die je lang niet gehoord hebt. Vraag bijvoorbeeld ‘Wat vind jij eigenlijk van de discussie tot zover?’.
  • Rem mensen af die misschien teveel spreken. Zeg bijvoorbeeld: ‘Interessant punt wat je daar hebt – ik ben benieuwd wat de anderen daarvan vinden?’.

Kortom, jouw rol als voorzitter is vrijwel niet inhoudelijk. Jouw rol is het sociale proces zo bewaken en vormgeven dat het eerlijker, netter en dus beter wordt.

Wat één simpel plaatje je al niet kan vertellen.

Geen reacties

(optioneel veld)
(optioneel veld)
Dit is om geautomatiseerde reacties te voorkomen. Het antwoord is natuurlijk 'negen', voor het geval uw talent voor hoofdrekenen u in de steek liet.
Persoonlijke info onthouden?
Kleine lettertjes: Alle HTML-tags behalve <b> en <i> zullen uit je reactie worden verwijderd. Je maakt links door gewoon een URL of e-mailadres in te typen.